Secuencia de trabajo de la gestión de elementos digitales (guía paso a paso)

Tal vez seas nuevo en el ámbito de la gestión de elementos digitales y en el flujo de trabajo de la gestión de elementos digitales y estés buscando sumergirte en el DAM y sus numerosos beneficios. En este artículo hablaremos de todos los aspectos relacionados con el flujo de trabajo DAM.

¿Qué es el Flujo de Trabajo de la Gestión de Elementos Digitales?

Empezando por lo más básico, un flujo de trabajo es esencialmente una serie de tareas que procesan un determinado conjunto de datos. En lo que corresponde a la gestión de activos, un flujo de trabajo típico incluye una amplia gama de tareas, desde la redacción de activos hasta su integración en una solución digital, pasando por la presentación de la solución para su aprobación y, por último, el ajuste y la edición.

El proceso DAM busca digitalizar el proceso de gestión de activos, permitiendo a los usuarios gestionar todo el flujo de trabajo creativo desde un único lugar. Esa es la descripción general de la ayuda que ofrece el DAM.

Cada activo digital tiene su propio ciclo de vida, uno que define cada segmento del mismo. Esto nos lleva al siguiente punto, el ciclo de vida de un activo digital.

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El Ciclo de Vida de un Elemento Digital

En el caso de los activos digitales, como las imágenes y los vídeos, hay cuatro fases distintas en su vida útil, también conocidas como ciclo de vida de los activos digitales.

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1. Creación

La fase de creación se define a menudo por el dibujo intensivo, el diseño, la fotografía y el modelado.

Sin embargo, para que cualquiera de las actividades mencionadas se lleve a cabo satisfactoriamente, la lluvia de ideas, la creación de bocetos, la iteración y la creación del diseño final son actividades esenciales.

El flujo de trabajo de la gestión de activos digitales comienza ya en esta fase. Es crucial asegurarse de que se tiene en cuenta la misma idea al nombrar cada diseño de iteración para maximizar su potencial. El nombre debe ser constante, independientemente de si se opta por optimizar la accesibilidad utilizando la fecha del diseño, la fase del borrador o cualquier otro criterio.

2. Administración

Pasando de la creación de un activo digital, llegamos a la fase de gestión del ciclo de vida del activo digital. En esta fase, la mayoría de las tareas que se realizan son de carácter puramente administrativo.

Asignar permisos a los equipos adecuados, garantizar que sean accesibles desde una ubicación centralizada, categorizarlos de forma eficaz y proporcionar metadatos son aspectos de la gestión de activos digitales.

Asegurarse de que la información se comparte entre los equipos es un aspecto crucial del proceso de gestión que no debe pasarse por alto. Además, la comunicación con los equipos pertinentes es necesaria para aprobar, rechazar, modificar los derechos y cambiar las estructuras de archivos y carpetas.

También es crucial disponer de un único lugar de almacenamiento para los activos digitales, en el que los equipos que los necesiten puedan acceder cómodamente a ellos y clasificarlos para descubrir los archivos que necesitan. Esto requiere una organización de carpetas y un esquema de denominación uniformes que sean fáciles de entender y de utilizar.

3. Distribución

La tercera etapa es la de distribución: consiste en terminar los activos digitales a través de Internet a otros equipos y socios. En comparación con las otras tres etapas, la de distribución suele ser más relevante para la mayoría de los equipos.

En esta fase es fundamental poder hacer un seguimiento fácil y seguro de quién ha recibido qué. Es crucial evitar su transmisión a través de canales convencionales, en particular porque no son escalables, como el correo electrónico o el FTP.

La fase de distribución comenzará una vez que cada equipo haya recibido acceso a los archivos sin comprimir a través de un sitio común.

A continuación, el activo digital se inserta en correos electrónicos, en páginas web y se vincula con las redes sociales. La vinculación funciona de forma brillante porque permite un seguimiento más fácil de las interacciones en Internet, un dato que se utiliza con bastante frecuencia para medir la eficacia de un activo de marketing digital.

4. Archivando

Cuando un activo digital ha terminado su ciclo de vida, es el momento de retirarlo o quizás simplemente almacenarlo para su posterior uso. Muchos equipos optan por saltarse completamente este paso; sin embargo, puede ser crucial para la organización. Si no se mantiene una documentación suficiente, la recopilación de datos sobre un proyecto no es especialmente beneficiosa.

En general, los pasos para crear respaldos del activo son muy parecidos. Hace que la gestión de los activos no utilizados sea mucho más sencilla y sirve para conservarlos.

5 Beneficios del flujo de trabajo de la gestión de activos digitales

1. Organizar el contenido

Una de las grandes ventajas del DAM es que permite organizar los contenidos. Esto permite que los miembros del equipo y los socios externos puedan localizar todo lo que necesitan en un sólo sistema.

Siempre se generan nuevos activos debido a la continua demanda de contenidos de marketing. Sin embargo, tener más archivos puede simplificar su pérdida. La alineación del equipo y la accesibilidad del contenido se mantienen al tener un área central donde los usuarios pueden localizar regularmente lo que necesitan cuando lo necesitan.

Además, dado que los activos perdidos son seguros y fáciles de encontrar una vez que se guardan en el sistema, los sistemas DAM pueden eliminar los gastos de tener que volver a crearlos.

2. Reutilice su contenido de mayor rendimiento

Reutilice sus contenidos de mejor rendimiento para ahorrar tiempo y dinero. Los sistemas DAM pueden aumentar el valor de los activos a través de la reutilización y el reaprovechamiento al ofrecer una visión completa del contenido disponible. No se trata sólo de reciclar los textos, gráficos, vídeos u otros contenidos creativos actuales; también se trata de repensarlos para cumplir nuevos objetivos.

Los equipos pueden desarrollar proyectos anteriores y darles una nueva vida, a la vez que ahorran tiempo, dinero y recursos al aprovechar los activos que ya existen cuando los contenidos pasados y actuales están disponibles libremente.

3. Asegurar la consistencia de la marca

El flujo de trabajo de la gestión de activos digitales te permite alinear las guías de la marca y el contenido entre los creadores y comunicadores. Esto garantiza que todos los miembros de tu equipo utilicen los mismos archivos de marca.

Con un único archivo de contenidos con herramientas de búsqueda sencillas, los profesionales del marketing pueden reducir el uso de versiones de archivos obsoletos o de baja calidad. El uso coherente del contenido adecuado ayuda a garantizar un mensaje de marca unificado y, por tanto, una imagen de marca totalmente sólida.

4. Controlar la efectividad de los contenidos

Al comprender dónde y por qué los compañeros de equipo publican contenidos y medir la eficacia de los mismos para su audiencia, puedes medir la eficacia de tus contenidos.

Los sistemas DAM suelen incluir herramientas de análisis que hacen un seguimiento de quién utiliza qué activos, cuándo, dónde y cómo. Estos datos pueden utilizarse para optimizar el sistema e influir en las decisiones importantes sobre la estrategia de contenidos. El uso de los datos para informar la estrategia de contenidos permite a los equipos identificar oportunidades para reutilizar sus contenidos de mejor rendimiento, ahorrando en última instancia tiempo y recursos valiosos.

5. Ayuda a evitar la duplicación de vídeos

Al hacer uso del DAM, puedes asegurarte de que un determinado archivo de vídeo sólo se cargue una vez. Los vídeos, especialmente los de alta calidad, ocupan muchos GB de espacio tanto en los servidores como en los ordenadores de los usuarios.

El DAM etiqueta los archivos de vídeo en varias categorías, lo que permite ahorrar espacio y garantizar un almacenamiento y una organización adecuados con el archivo central de datos. Tenga en cuenta que ésta es sólo una de las muchas ventajas de la gestión de activos de vídeo.

Conclusión

Sin embargo, las ventajas del DAM no acaban aquí. Si quieres mejorar la productividad, acelerar la búsqueda de activos o introducir el trabajo desde casa, la solución de software de flujo de trabajo de gestión de activos digitales de Desygner es el camino a seguir. Al fin y al cabo, el marketing online está ganando rápidamente popularidad, y el DAM se perfila como una de las únicas formas de mantenerse a la vanguardia.